Президент межотраслевой ассоциации СРО «Синергия» рассказывает, как цифровизация помогла оптимизировать рабочие процессы и существенно снизить издержки.
Президент Межотраслевой ассоциации саморегулируемых организаций «Синергия», а также председатель правления Ассоциации строительных организаций «Поддержка организаций строительной отрасли» (СРО АСО ПОСО) Александра Белоус снова согласилась ответить на вопросы За-Строй.РФ по одной из самых волнующих всё профессиональное сообщество тем.
***
– Александра Сергеевна, «строительный» вице-премьер Марат Хуснуллин не раз говорил про цифровизацию как один из ключевых приоритетов и драйверов развития стройотрасли. Перевод всех важнейших процессов на «цифру», безусловно, затрагивает и сферу саморегулирования. Об этом много говорили и на прошедшем недавно в Питере XIX Съезде строительных СРО. Как с этим делом обстоит в Ваших саморегулируемых организациях?
– В нашу Межотраслевую ассоциацию саморегулируемых организаций «Синергия» входят сразу четыре крупных СРО в области строительства, проектирования и ремонта, объединяющие около 4,5 тысячи компаний.
Масштаб нашей Ассоциации «Синергия» раньше требовал использования колоссального количества бумажной документации. Представьте себе огромные стеллажи высотой до потолка, забитые под завязку толстыми папками с документами. Мы буквально тонули в бумагах. Чтобы приблизительно вообразить масштаб этого бумажного «бедствия», вообразите, что на каждую компанию была заведена отдельная папка, в которой было примерно 170-200 листов A4 необходимых документов. Стандартная полка канцелярского стеллажа длиной 69 сантиметров, шириной 33 и высотой 36 сантиметров вмещала примерно 9 таких папок. А компаний и, соответственно, папок у нас были тысячи.
И ещё представьте: сотни тысяч листов A4, сотни полок, занимающих десятки квадратных метров рабочей площади… Кроме того, чтобы что-то найти в этих бесконечных папках даже специально обученным сотрудникам требовалось потратить немало времени и сил. Поэтому в 2018 году мы приняли решение начать переход на полностью электронный документооборот. Нам удалось завершить этот процесс как раз до введения режима самоизоляции в связи с пандемией коронавируса этой весной.
– И какие реальные выгоды это дало?
– Чисто экономический эффект превзошёл все ожидания. Количество необходимых бумажных листов в папке компаний сократилось более, чем на 90 процентов. Вместо 170 – 200 стало возможным оставить 5 – 10, максимум 20 страниц. В основном это те документы, которые могут понадобиться, например, в суде, а суды не всегда могут принять электронный документ, даже с электронной цифровой подписью.
Многоуровневая система хранения обеспечивает безопасность и сохранность нашего электронного архива. Мы храним оцифрованные документы на специальных серверах (одном основном и двух резервных).
Благодаря цифровизации мы смогли гораздо эффективное использовать рабочее пространство. Те квадратные метры, которые раньше занимали стеллажи, теперь оборудованы под рабочие места. Таким образом мы увеличили штат экспертов контрольной комиссии, что было критически необходимо, не увеличивая попутно расходов на аренду.
Мы также серьёзно сократили временные и трудозатраты компаний-членов. Теперь никому не надо ездить к нам в офис, чтобы привезти уставные документы, договоры и прочие бумаги, например, для прохождения плановой проверки. Компания присылает нам эти документы, которые должны быть надлежащим образом заверены нотариально или электронной цифровой подписью по электронной почте или через электронный личный кабинет. И мы работаем с ними в цифровом виде.
Эксперты нашей контрольной комиссии теперь получают большую часть документов в электронном виде. Во-первых, система электронной пересылки документов в организацию минимизирует возможность их утраты. Во-вторых, эксперт имеет возможность более тщательно провести анализ представленных компанией документов, так как он делает это без участия самой организации. В-третьих, компания получает более качественную обратную связь за счёт минимизации ошибок при работе и исключения возможности повторного запроса одних и тех же документов.
Например, плановая проверка проходит у нас раз в три года, и если мы видим, что в уставной деятельности компании ничего не изменилось, то максимум, что мы попросим подтвердить – это соответствие квалификационного состава. В то же время постоянный мониторинг организаций сводит практически к нулю количество замечаний по плановым проверкам.
И самое главное теперь – в одном процессе могут одновременно участвовать сразу несколько специалистов, имея возможность пользоваться всей необходимой информацией о членах СРО. Например, единовременно производятся две проверки: исполнение договорных обязательств и выездная проверка по жалобе. Раньше это была одна папка, поэтому один эксперт должен был ждать пока другой закончит работу, чтобы получить доступ с бумажного носителя. Теперь никто никого не ждёт, процессы завершаются быстрее, а самое главное компания скорее получает результаты проверок. И не только компании-члены наших СРО, но также третьи лица, которые часто инициируют проведение контрольных мероприятий в отношении наших членов.
Важно также отметить, что за счёт цифровизации наши компании-члены существенно экономят на курьерской и почтовой доставке. Вместо отправки курьера с бумагами или пакета службой экспресс-доставки наши компании-члены могут теперь отправить отсканированные копии по электронной почте. Это и гораздо быстрее, и дешевле, и удобнее всем.
Преимущество такого подхода в том, что каждый день мы делаем нашу работу лучше, за счёт оптимизации процессов с помощью цифровых технологий, а, значит, становимся более эффективными для наших компаний. Если нас просят сделать работу за час, то мы должны сделать эту работу за 30 минут. Переход на «цифру» реально помогает нам экономить время.
– Какие ещё передовые электронные практики и сервисы Вы внедрили в Вашу работу?
– Благодаря переходу на «цифру» и передовым компьютерным технологиям в период вынужденной самоизоляции эксперты нашей контрольной комиссии не почувствовали разницы между работой из дома и в офисе.
Ещё до введения «удалёнки» мы сумели организовать работу таким образом, что у компаний вообще не было нужды приезжать к нам с документами, даже для прохождения проверок. Почти все вопросы уже можно решить дистанционно через специальный ресурс «Личный кабинет члена СРО». Более того, распространение коронавирусной инфекции стимулировало нас интенсивнее применять формат видеоконференций, проводя заседания дисциплинарной контрольной комиссии онлайн через ZOOM. Это помогло нам экономить время, так как режим ВКС не требует отрыва сотрудников от производства и допзатрат.
На сегодняшний день 1.400 из почти 1.800 строительных компаний, входящих в СРО АСО ПОСО, имеют электронный личный кабинет члена СРО.
С помощью этой цифровой технологии мы получаем документы от наших членов, а они имеют постоянный доступ ко всей имеющейся у нас информации. Они видят все свои документы, которые с первого дня своего членства предоставили в СРО. Это не только электронные документы, но также сведения о специалистах, изменениях в законодательстве, судебных процессах, в которых участвует СРО. Там же зафиксированы все взносы, платежи, личные запросы на выписку, содержатся информация об анализе деятельности членов СРО. А благодаря Государственному информационному ресурсу бухгалтерской (финансовой) отчётности (ГИР БО) возможно дистанционного смотреть финансовые показатели компаний.
– Благодарим Вас, Александра Сергеевна, за интересную беседу!
Источник: zsrf.ru